१) प्रतियोगितामा सहभागी हुन शुल्क लाग्ने छैन।
२) प्रतियोगितामा सहभागी फोटोग्राफर नेपाली नागरिक हुनु पर्नेछ।
३) प्रतियोगिताका लागि पठाएको फोटो नेपालमै खिचिएको र सहभागी हुने फोटोगाफर आफैंले खिचेको हुनु पर्नेछ। तेस्रो पक्षको स्वामित्व र नियन्त्रण भएको फोटो मान्य हुने छैन।जसमा कुनै व्यक्ति वा संस्थाको प्रतिलिपि अधिकार, ट्रेडमार्क, नैतिक अधिकार र गोपनीयताको अधिकार प्रचार अथवा बौद्धिक सम्पत्तिको अधिकारको उल्लंघन भएको हुनु हँदैन।
४) सहभागीहरूले बढीमा १० वटासम्म फोटो पठाउन सक्नेछन्।
५) सांस्कृतिक संस्थानद्वारा गठन गरिएको निर्णायक समितिले पुस्तक प्रकाशनका लागि लगभग तीन सय फोटो र त्यसमध्येबाट नगद पुरस्कारका लागि उत्कृष्ट १० फोटो छनोट गर्नेछन्। निर्णायक समितिद्वारा गरिएको निर्णय अन्तिम हुनेछ।
६) प्रतियोगितामा फोटोका बारेमा विवाद उत्पन्न भएमा निर्णायक समितिद्वारा गरिएको निर्णय अन्तिम हुनेछ।
७) निर्णय समाप्त भएपछि सांस्कृतिक संस्थानले मागेको खण्डमा प्रतियोगिताका सहभागीले ठूलो साइज उच्च रिजोल्युसन भएको फोटो उपलब्ध गराउनु पर्नेछ।
८) वाटरमार्क भएका फोटोहरू स्वीकार्य हुने छैन।
९) फोटोका सन्दर्भहरू फेरबदल गर्न पाइने छैन। फोटोग्राफीको क्षेत्रमा हाल मान्यता प्राप्त मापदण्डलाई अनुसरण गरेर गरिएका फेरबदललाई मात्र स्वीकार गरिनेछ। ती पदण्डहरूको निर्णय गर्ने अन्तिम अधिकार निर्णायक समितिमा निहित हुनेछ। त्यसैले निर्णायक समितिले आवश्यकता परेको खण्डमा क्यामराले रेकर्ड गरेको वास्तविक वा फेरबदल नगरिएको नेगेटिभ वा स्लाइड जस्ताको तस्तै झिकाउन सक्नेछ।
१०) बेसिक इडिटिङ र हल्का कलर इनहन्स गरिएका, फिल्टर प्रयोग तथा क्रपिंगलगायतका सम्पादन गरिएका फोटोहरू स्वीकार्य हुनेछन्।
११) भ्रम पैदा गर्न प्रयोग गरिएको सम्पादन, छल वा हेरफेर तथा फोटोको फ्रेमभित्र कुनै विशेष कुराहरू थप्न वा हटाउन पाइने छैन। त्यस्ता फोटोहरू मान्य हुने छैनन्।
१२) सबै फोटोहरू डिजिटल फाइलमा हुनु पर्नेछ। अरू ढाँचाबाट लिइएका फोटोहरू स्क्यान गरी डिजिटल ढाँचामा पेस गरिनु पर्नेछ। फोटोको डाइमेन्सन कम्तीमा २००० देखि बढीमा ५००० पिक्सलसम्म (लम्बाइ वा चौडाइ तर्फ) र ३०० डीपीआई र फाइलको साइज कम्तीमा २ एमबी र बढीमा ४ एमबीसम्म हुनु पर्नेछ। फोटोहरू जेपी / जीजेपीईजी फाइल ढाँचामा हुनु पर्नेछ।
१३) आफ्नो फोटोहरूको सर्वाधिकार सहभागी फोटोग्राफरमै हुनेछ। यद्यपि, फोटो प्रदर्शन, पुनर्उत्पादन (सबै वा केही), तत्काल कायम रहेका सामाजिक सञ्जाल र सांस्कृतिक स्थानको वेबसाइट आदिमा प्रचारप्रसारका लागि प्रतियोगितामा सहभागी फोटोग्राफरले सांस्कृतिक संस्थानलाई दुई वर्षको अनुमति प्रदान गर्नु पर्र्नेछ। यी जुनसुकै प्रयोजन वा माध्यममा फोटो प्रयोग गर्दा प्रत्येक पटक फोटोग्राफरलाई क्रेडिट दिनुका साथै संस्थानको आफ्नै निर्णयले अन्य सुविधाहरू पनि उपलब्ध गराउन सक्ने छ।
१४) प्रतियोगितामा सहभागी फोटोहरूमध्ये पुस्तकका लागि छनोट भएका फोटोहरूमध्येबाट निर्णायक समितिले छानेको उत्कृष्ट १० फोटोलाई जनही १० हजार रुपैयाँका दरले पुरस्कार प्रदान गरिनेछ। यसका साथै प्रमाणपत्र र पुस्तक पनि उपलब्ध गराइनेछ। किताबका लागि छानिएका सबै फोटोका फोटोग्राफरहरूलाई प्रमाणपत्र र पुस्तक प्रदान गरिनेछ।
१५) पुस्तकमा फोटो समावेश गर्न चाहने तर प्रतियोगितामा सहभागी हुन नचाहने (अप्रतियोगी) फोटोग्राफरले पनि भाग लिन पाउने छन्। यस्ता फोटोग्राफरका फोटोहरु पनि निर्णायक समितिबाट छनोट हुनु पर्ने छ। तर नगद पुरस्कारका लागि समावेश गरिने छैन।
१६) प्रतियोगितामा सहभागी इच्छुक फोटोग्राफरले २०७८ चैत २५ गतेभित्र फोटो पठाइसक्नु पर्नेछ। त्यसपछि आएका फोटो प्रतियोगितामा समावेश गरिने छैन।